Разгребание завалов. Освобождаем голову от бардака


Если перед Вами стоит насущный вопрос о повышении личной эффективности (или хоть о какой-то эффективности!), то в первую очередь необходимо упорядочить обзор, контроль и управление своей деятельностью (звучит занудно, но все не так сложно :).

При этом в самой деятельности Вы можете оставаться сколь угодно спонтанным и хаотичным. Особенно если Вы ярко выраженный иррационал, для которого наведение порядка, мягко говоря, — не самое любимое занятие. Главное — чтобы вы делали свои «беспорядочные» шаги осмысленно и в нужном направлении, а не просто плыли по течению, барахтаясь в огромной куче каких-то дел.

Итак, предлагаю выполнить несколько простых заданий, которые помогут упорядочить Ваши дела и разгрести завалы (главным образом в ГОЛОВЕ).

ЗАДАНИЕ 1.

Запишите в одном месте список всех-всех Ваших дел (задач, проектов, проблем), которые нужно сделать, решить, «разрулить». По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком этим озадачивайтесь. Главное, выписать максимум того, что нужно сделать.

И ничего страшного, если у Вас получилось 590 дел. Первый шаг для того, чтобы разобраться с этой кучей дел – выписать их все на бумагу. Психологически очень тяжело начать что-то делать, когда вся эта огромная куча дел висит в голове. Она словно давит на Вас неподъемным грузом. Ваша задача освободить голову (для мыслей, идей, для чего угодно только НЕ для складирования и ежедневного «пережевывания» кучи проблем и незавершенок)! Перенести дела из головы на бумагу!

Кроме того, это даст Вам обзор, общую картину ситуации, в которой Вы находитесь, что зачастую позволяет «увидеть за деревьями лес».

Для лучшего обзора необходимо выделить основные направления деятельности. Разбейте все дела на несколько основных областей — например, «Семья», «Работа», «Самообразование», «Досуг». Главное здесь — утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов, которое легко контролировать (оптимально 7±2). Тогда Вы будете свободнее ориентироваться в своей деятельности и меньше бояться ее необъятности.

 

«Не жалейте времени на письменный обзор задач и проблем. Не ленитесь пользоваться цветными ручками, рисовать графики и схемы, выписывать цифры…

больше всего человек боится неизвестного. Пока вы не увидели проблему в лицо, во всех тонкостях и подробностях, со всеми самыми неприятными вариантами развития, вы ее боитесь гораздо больше, чем она заслуживает. Не бойтесь ее увидеть — тогда и только тогда вы сможете ею управлять.

То же самое касается и всей вашей деятельности в целом. Пока это непонятный клубок проблем и страхов, неизвестный рычащий лесобормот, смотрящий на вас горящими зелеными глазами из глубины пещеры, — вы не сможете с ним справиться. Нарисуйте картину ваших дел и ваших проблем, и только тогда вы хорошо представите себе тигра, с которым предстоит бороться. А может, это окажется всего лишь кошка.»

ЗАДАНИЕ 2.

Из списка дел исключаем морально устаревшие проекты.

Среди наших дел часто бывают задачи, которые висят мертвым грузом, и мы никак за нее не возьмемся. И зачастую нет смысла продолжать цепляться за это дело. Возможно, сейчас оно займет неадекватно много временных ресурсов, либо денежных. Либо уже совершенно неактуально, либо не интересно.

Обычно мы на подсознательном уровне саботируем эти дела, «забиваем» на них. Однако держим их в голове и регулярно испытываем угрызения совести от того, что дело стоит.

В общем, необходимо вычеркнуть дела, которые, если хорошо подумать, не имеет смысла выполнять. Именно от этих «гирь» надо избавиться, похоронить старые проекты, которые уже не актуальны.

Для этого ответьте себе на вопрос: «Зачем я хочу делать то, что я хочу делать?» Что для вас наиболее ценно и ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи?

Можно сопоставить список дел (особенно крупных и сложных) со списком своих ценностей или долгосрочных целей. Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому, что ее выполнение работает на ваши ценности/цели, или она навязана вам обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром? Задавайте себе вопрос: «Оно мне надо? Это приближает меня к МОИМ целям?» Если нет — вычеркивайте лишнее или думайте, как избавляться от навязанного.

ЗАДАНИЕ 3.

Выделяем блок «Быстрые задачи» и посвящаем им 1-2 часа ежедневно.

Из оставшегося списка нужно выделить те задачи, выполнение которых займет 10…20 минут, максимум полчаса. Например, куда-то позвонить, сделать что-то мелкое по дому, куда-то зайти и что-то купить, поздравить знакомых и т.п. То есть дела, которые не требуют больших усилий и которые можно быстро закрыть. Их нужно выписать в отдельный блок.

Ежедневно выделяйте минимум час на закрытие мелких дел. Большое количество дел сильно «давит» на нас. Когда мы видим гигантский список дел — он нас пугает. А когда вы одним «рывком» будете закрывать за час-два несколько мелких дел, то будете освобождать место и время для других, более серьезных задач.

Нужно стараться объединять мелкие дела в один блок и закрывать их быстро, все разом. Это гораздо эффективнее, чем постоянно прерываться во время большого дела на что-то мелкое.

ЗАДАНИЕ 4.

Выделяем срочные и горящие задачи. Запланируйте их выполнение на ближайшую неделю.

Нужно выделить задачи, которые нужно обязательно сделать завтра, послезавтра, на этой неделе.

Как определить, какие задачи действительно критичны в ближайшее время? Для тех, кто имеет привычку оттягивать выполнение дел до последнего, это весьма актуальный вопрос. В этом случае выделите дела, не сделав которые серьезно потеряешь (не заработаешь приличную сумму, упустишь возможность интересно провести время, испортишь отношения…).

ЗАДАНИЕ 5.

Выделяем блок «Ждущих задач», которые сейчас от Вас не зависят.

Из оставшегося списка нужно выделить задачи, которые будут актуальны через какое-то время (несколько недель, месяцев), в которых вы чего-то ожидаете, которые не можете выполнять, пока не дождетесь какого-то события.

Например, хотите купить путевку в Турцию. Но не готов загранпаспорт. Выполнение задачи зависит от того, когда сделают паспорт. Его будут делать примерно месяц. Когда он будет готов, вернемся к «ждущей задаче» купить путевку.

Складываем эти задачи в отдельную категорию и смело забываем про них, чтобы они не засоряли мозг до того момента, пока не наступит срок работать с ними.

Не нужно держать их в общем списке, поскольку основная цель — это освободить голову. Когда в голове висит огромная куча дел, это сильно мешает сосредоточиться на небольшом количестве действительно важных и сложных дел. Список ожидающих задач также позволит еще немного разгрузить голову, сократив основной список.

Важно обеспечить себе своевременное напоминание о наступлении срока выполнения задачи! (стикеры, ежедневник бумажный или электронный).

ЗАДАНИЕ 6.

Составьте план на завтрашний день.

Если ваше время не расписано, вы реагируете на внешние раздражители, и они начинают управлять вами.

Здесь важный момент, понимание которого сильно продвигает вперед по сравнению с остальными людьми. Нужно научиться делать то, что сам себе говоришь и обещаешь. Если хочешь достичь успехов в карьере, отношениях, просто в жизни, необходимо внедрить себе привычку «Сказал = Сделал». То, что вы планируете на завтрашний день, обещаете себе или другим людям, что это сделаете, вы это должны обязательно сделать. Если сказали, что позвоните в 5 часов, то в 5 вы звоните.

Для того чтобы план выполнялся, а обещания сдерживались нужно составлять реальные планы. Неработающие планы – сильный демотиватор, это источник стресса, заниженной самооценки, неудовлетворенности и кучи «незавершенок».

Нет смысла (более того – вредно) составлять план, который заранее обречен на провал. Нельзя обещать себе сделать то, что реально сделать не можешь. Учитесь составлять реальные планы, которые выполняются. Перестаньте себя обманывать. Если составляете план и обещаете себе что-то сделать — будьте честными перед собой.

Большинство людей постоянно и с огромной легкостью обманывают себя. Они строят планы, заранее зная, что не выполнят их. Обещают что-то другим людям или самим себе, понимая, что, скорее всего, не смогут сдержать обещание. Потом говорят себе коронную фразу: «Ну ладно, попробуем, а вдруг получится, а если нет, то не так уж страшно». Естественно, когда они его не выполняют, они могут спокойно на это забить и сказать, что это была не столь уж важная задача.

Держать слово — очень важная привычка. И в бизнесе, и в карьере она ценится больше всего. Когда слова не расходятся с результатами, которые обещаете, на Вас смотрят как на надежного человека. Такие всегда на вес золота. С ними хочется иметь дело, люди сами тянутся к ним. Сотрудничая с таким человеком, окружающие будут чувствовать стабильность и надежность, которой крайне мало вокруг.

ЗАДАНИЕ 7.

Каждый день не менее 30 минут занимайся самообразованием.

Как у вас с обучением? Уделяйте своему развитию как минимум полчаса в день, тогда будете гораздо быстрей расти, чем окружающие! Время на обучение обязательно планировать с вечера! (иначе текущие дела заполнят весь день).

Статья написана по материалам книг «Организация времени» (Г.Архангельский) и «Экстремальный Тайм-Менеджмент. Бери от Жизни Все!» (А.Парабеллум, Н.Мрачковский)

Комментарии

Добавить комментарий



Отзывы

Новости о клубе и наших походах

Наверх