ДИАГНОСТИКА ЛИЧНОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ


Многие работы дают выигрыш в деньгах.

Но только одна работа дает выигрыш во времени —

работа над личной эффективностью

  • Насколько высока Ваша личная эффективность?
  • Хотите понять сильные и слабые стороны организации Вашей деятельности?

Тогда выполните задания, задача которых — помочь проанализировать эффективность Вашего рабочего стиля и наметить способы повышения личной эффективности.

Статья написана по материалам книги Г.А. Архангельского «Организация времени».

1. Нарисуйте следующую табличку (можно сделать ее на листе из ежедневника). Слева – часовая шкала.

Время

Дела

1

2

3

4

5

6

7

8

8:00

подъем флага
гимн

1

9:00

разгребание почты

*

1

*

попытка сделать что-то полезное

*

*

3

*

10:00

серфинг по Инету

*

*

разгон облаков

*

11:00

подготовка к обеду

*

2

ничё не помню

*

*

12:00

ОБЕД
телефон

*

*

13:00

Подвиг

*

1

*

14:00

…….

2. Запишите расходы Вашего времени за один рабочий день (можно включить и нерабочее время).

В каждую клетку столбца «Дела» запишите содержимое соответствующего отрезка дня. Рекомендуемая точность учета — 15 или 30 минут.

Для анализа берите день, который лучше всего отражает ваш обычный рабочий график. Можно вообще нарисовать портрет «типичного», «среднестатистического» рабочего дня. Только обязательно пишите «как это обычно бывает», а не «как мне хотелось бы, чтобы это обычно бывало».

Лучше начинать с тех дел и событий, время начала которых Вы помните хорошо. Далее восстановите то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себе картину происходившего, вспомните звуки и слова и т.д.). Можно привлечь записи в органайзере и т.п.

Если некоторые части дня вспоминаются очень плохо, отметьте их галочками в столбце 1 (эти «белые пятна» можно не учитывать в дальнейшем анализе, а можно заполнить типичными делами, которые обычно случаются в это время).

ВАЖНО: анализ собственного времени без предельной честности перед собой не имеет смысла. Это Ваша внутренняя информация, которая должна дать объективную картину реально происходящего.

3. Оцените личную эффективность.

  • Насколько Вы владеете информацией о расходах собственного времени.

Подсчитайте количество галочек в столбце 1 и разделите на общее количество строчек. Полученный процент характеризует Ваше владение ситуацией с информационной стороны. То есть именно в такой степени Вы осведомлены о происходящем в персональной фирме «ЗАО Я», остальное покрыто завесой таинственности и соответственно неуправляемо.

  • Что для Вас важней: стратегические цели или текучка?

Выделите из дел те, которые «работают» на Ваши важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Отметьте их галочками в столбце 2. Разделите количество галочек в столбце 2 на общее количество строк. Полученный процент показывает, насколько сильно Вы ориентированы на достижение стратегических результатов и насколько Вас затягивает «текучка».

Подумайте, как уменьшить ее количество? Что нужно сделать, чтобы избавиться от части таких дел? Имейте в виду, что сейчас Вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные, перспективные дела, которые в будущем и приносят РЕЗУЛЬТАТ.

Если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь не главное. Важно увидеть, прочувствовать структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки играют в этом вспомогательную роль.

  • Оценка управляемости ситуации.

В столбце 3 разделите дела по признаку: «обделенные» — «поглотители». «Обделенные» — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те и другие. Те дела, на которые тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент неотмеченных клеточек — это мера того, насколько структура Вашего времени соответствует Вашему желанию, т.е. насколько Вы владеете своим временем.

«Обделенные» — это перспективные направления деятельности вашего «ЗАО Я», а «поглотители» — платежи внешним обстоятельствам. Подумайте, как снизить эти «платежи», как побороться с поглотителями и за счет выигранного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления?

  • Оцените количество помех.

Работа в этом направлении особенно полезна, если Вы работаете в офисе с другими людьми и Вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители и т. п.

В столбце 4 отметьте примерное количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Прикиньте, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно.

Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в предыдущий показатель (увеличив долю поглотителей). Но главное — задуматься о том, как снизить такие потери, которые очень снижают Вашу эффективность.

  • Оцените качество привязки дел ко времени.

В столбце 5 отметьте галочками дела, время выполнения которых было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда результат был бы лучше. Или когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным.

Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем более Ваше «ЗАО Я» склонно предлагать «сани летом, а телегу зимой». Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

  • Оценка соотношения функционирования и развития.

Отметьте в столбце 6 дела, которые дают Вам что-то для собственного развития — вырабатывают новые навыки, дают новые знания, умения и т. п. Не отмечайте те, которые Вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит ничего в Ваше развитие. Полученный процент характеризует соотношение функционирования и развития, т.е. показывает Вашу ориентацию на краткосрочную или долгосрочную перспективу. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему соотношению; главное, чтобы оно вам было известно и вас удовлетворяло.

Здесь уместно вспомнить известную притчу о «гусыне, которая несла золотые яйца». Функционирование – это дела связанные с собиранием «яиц», получением результатов (некоторые при этом забывают кормить гусыню и собирают яйца, пока она не издохнет; некоторые для получения быстрого результата пробуют зарезать гусыню и вынуть все золото сразу). «Кормежка гусыни» и забота о ее потомстве – это дела, которые создают нашу способность производить результаты. Это дела, связанные со здоровьем, профессиональным и личным развитием, с инвестициями в новые технологий, в организацию личного времени и т. п.

  • Насколько хорошо Вы делегируете задачи.

Если делать все самому – неизбежно упремся в потолок времени! Один из способов освобождения времени для главного, приоритетного – делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а «покупаем» чужое. Виды делегирования: передача задачи подчиненному; передача задачи «по горизонтали» коллегам; покупка внешней услуги и т. п.

По каждому делу задайте себе вопросы: «Было ли необходимым выполнять эту работу самому? Мог ли я делегировать эту работу?». В столбце 7 отметьте галочками дела, которые могли бы поручить кому-то, но почему-то выполнили сами. Процент таких работ в общей сумме не должен превышать 10%. Если это не так – обратите внимание на Ваши навыки делегирования.

Делать все самому – это тупик, завал текучкой! Необходимо повышать стоимость своего часа – и покупать себе время (для работы, повышения экспертности, отдыха…)

Если есть подчиненные, то грамотное делегирование задач – это ключевой способ «покупки» времени, освобождения вашего времени для приоритетных дел.

  • Столбцы 8, 9 ….

Идеальную систему организации собственного времени Вы можете сделать только сами.

Поставленные вопросы вряд ли охватили все ваши потребности. Если есть какие-то показатели дел важные именно для Вас (например, в какой период времени дня у Вас наивысшая производительность? Были ли оправданы затраты времени на задачу? и т.п.) – отслеживайте их и самостоятельно создавайте систему повышения личной эффективности!

P.S. Итак, вы проанализировали Ваш типичный рабочий день. Если Вы довольны собой на 100%, значит Вы или совершенно уникальный человек, или не очень самокритичный (что скорее всего 🙁 ).

Очень надеюсь, что выполненные задания обратят Ваше внимание на проблему организации Вашего времени, помогут выявить узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

Если Вы еще не определились в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения Вашей личной эффективности, — присоединяйтесь к нашим походам-тренингам!

P.P.S. Желаю находить все новые и новые резервы эффективности и радоваться жизни!

Если Вам понравился данный материал, пожалуйста, нажмите на кнопку от facebook или vkontakte (находятся сверху) –
чтобы о нем узнали другие люди.
Мы будем Вам очень благодарны! Спасибо!

Комментарии

Добавить комментарий



Наверх